Case Study: Wie Gebrüder Weiss
mit HireMeta die Fremdpersonalsteuerung
optimiert hat

Ein Einblick, wie der internationale Transport- und Logistikkonzern seine Fremdpersonalprozesse digitalisiert und eine gemeinschaftliche Lieferantensteuerung etabliert hat – und wie HireMeta als neutraler Governance-Layer für Transparenz, Compliance und Effizienz  gesorgt hat.

Transport- und Logistik (Land-, See- und Luftfracht)

8600 Mitarbeitende

Lauterach, 20 Standorte in Österreich, 180 weltweit

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  • 80+
    Lieferanten geprüft     Null Kompromisse bei Compliance
  • 50+ Besteller
    integriert     Mit einem System, ohne E-Mail Chaos
  • <2 Stunden entspricht der schnellsten Besetzung
  • 40+
    Lieferanten     im aktiven Monitoring
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Unser gemeinsamer Lösungsweg:

Wie aus einer fragmentierten Lieferantenlandschaft eine transparente, gemeinschaftlich gesteuerte Fremdpersonalprozesskette wurde.

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Ausgangslage

Als internationaler Logistikkonzern mit 20 Standorten stand Gebrüder Weiss vor der Herausforderung, Fremdpersonalprozesse über viele Standorte hinweg konsistent, compliant und effizient zu steuern – bei einer wachsenden Zahl an Personaldienstleistern und uneinheitlichen Beschaffungswegen.

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Beratungsleistung

Der Auftrag umfasste die Optimierung und Digitalisierung der Fremdpersonalprozesse sowie die Etablierung einer gemeinschaftlichen Verantwortung bei der Auswahl von Personaldienstleistern, die den hohen Anforderungen an Compliance und unternehmerische Vorgaben entsprechen.

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Umsetzung mit HireMeta

Einführung klarer Abläufe und effizienter Support-Routinen, angepasst an die jeweiligen Projektbelastungen und Ressourcen der Standorte. Konsolidierung der Lieferantenstruktur zur Steigerung von Transparenz und Effizienz. Etablierung neutraler, digitaler Beschaffungsmethoden, die die Prozesse schlank, fair und regelkonform gestalten – HireMeta agiert dabei als Governance-Layer (Software + Service) ohne eigene Entscheidungsrolle; Entscheidungen bleiben bei Procurement, HR und den Standorten selbst.

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Ergebnis

Produktivitätssteigerung der operativen Teams durch optimierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten, eine zentrale Plattform für den gezielten Zugang zu externen Dienstleistungen sowie Flexibilität und Skalierbarkeit für künftige Anforderungen.

Diese HireMeta Services
kamen zum Einsatz:

Consulting

Consulting

Für Vendor Management, Prozess-optimierung und strategische HR-Fragen

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„Ihre Expertise ist ein wertvoller Asset, um unsere Strategien aktuell zu halten und unsere Marktposition zu festigen. Ich kann die Zusammenarbeit mit HireMeta nur empfehlen.”

Gebrüder Weiss Gunnar Dörr, Corporate Division Manager, Corporate Procurement
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Warum reichte eine klassische Lieferantensteuerung nicht aus?

Bei einem Konzern mit rund 20 Standorten führen Einzelvereinbarungen und uneinheitliche Beschaffungsprozesse zu Intransparenz, höherem Abstimmungsaufwand und rechtlichen Risiken. Dazu ist diese Einkaufskategorie komplex und Bedarf fachlicher Expertise.

Wie übernimmt HireMeta die Fremdpersonalsteuerung?

HireMeta agiert als neutraler Governance-Layer zwischen Procurement, Standorten und Lieferanten – Software plus Service, ohne eigene Entscheidungsrolle. Bedarfsmeldung, Freigabe und Kandidatenrückmeldung laufen vollständig digital und dokumentiert. Das ist in diesem Projekt die beste Lösung gegenüber: MasterVendoring oder eine reine Softwarelösung.

Müssen unsere Systeme dafür angepasst werden?

Nein – ohne neue Softwareeinführung. Standorte melden ihren Bedarf über das digitale Beschaffungstool, Entscheidungen bleiben weiterhin bei den jeweiligen Akteuren.

Welche Daten werden benötigt?

Bedarfsmeldungen der Standorte, die Lieferfähigkeit der Partner sowie Zeitdaten zwischen Standort und Lieferant – dazu verbuchte Kreditorenumsätze, alles zentral erfasst und dokumentiert.

Welche Abteilungen profitieren intern?

Procurement durch strukturierte, vergleichbare Bedarfsmeldungen und bessere Steuerbarkeit von Rahmenverträgen; Entscheider durch Entlastung in Qualitäts- und Compliance-Prozessen; Operations durch einfachere Orderprozesse und weniger Abstimmungsaufwand im Tagesgeschäft.

Welche Vorteile haben die Lieferanten (Personaldienstleister)?

Klare, faire und regelkonforme Beschaffungsprozesse sowie transparenter Wettbewerb unter den Lieferanten – Lieferfähigkeit und Kandidatenrückmeldung laufen über einen einheitlichen, dokumentierten Kanal statt über Einzelabsprachen.