5 Strategien, wie Sie Ihre HR-Abteilung entlasten und gleichzeitig die Produktivität steigern

Was HR-Verantwortliche längst wissen: Ein Drittel der österreichischen HR-Abteilungen leidet unter einer übermäßigen Arbeitsbelastung. Das bestätigt auch eine von uns im April 2023 bei Gallup in Auftrag gegebene Studie zum Thema Künstliche Intelligenz (KI) im HR-Bereich. Wir haben fünf Strategien entwickelt, wie Sie mit modularen Outsourcing-Lösungen und modernen Technologien Ihr HR-Team nachhaltig entlasten. Unterschiedliche Anwendungsszenarien zeigen zusätzlich, wie Sie diese Strategien in Ihrem Unternehmen umsetzen.

 

Die Human Resources (HR) Abteilung ist unter anderem das Herzstück eines jeden Unternehmens. Doch während ihre Bedeutung zunimmt, stehen HR-Teams oft vor einer wachsenden Herausforderung: Die steigende Anzahl an Routineaufgaben lässt kaum Raum für strategische Überlegungen und innovative Ansätze.

HR-Teams suchen dringend nach Entlastung und setzen ihre Hoffnungen unter anderem auf neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI). Doch es gibt noch eine weitere effektive Möglichkeit, die Arbeitslast im Unternehmen kosteneffizient zu verringern: Recruitment Process Outsourcing (RPO) für den HR-Bereich. Sie können den gesamten Rekrutierungsprozess extern vergeben, oder auch nur einzelne Teile davon.

Verschiedene HR-Bereiche wie die Inserierung, die Digitalisierung von Bewerbungsunterlagen oder die Vorselektion können dabei als separate Module bedürfnisorientiert, flexibel und unabhängig voneinander ausgelagert und verwaltet werden.

 

Die 5 Meta Strategien

Strategie 1: Abgabe von Erstkontakten innerhalb kürzester Zeit = Employer Branding stärken

Die Abgabe von Erstkontakten ist ein entscheidendes Element im Rekrutierungsprozess. Eine effiziente und professionelle Erstkontaktaufnahme ist mehr als nur ein Vorteil – sie kann der entscheidende Faktor sein, der Ihr Unternehmen im Wettlauf um die Top-Talente an die Spitze bringt und Ihr Employer Branding nachhaltig stärkt.

 

33 % der befragten Personalverantwortlichen sind der Meinung, dass KI-gestützte Chatbots HR-Abteilungen besser erreichbar machen.
Gallup-Studie – April 2023, im Auftrag von HireMeta

 

Ein fiktives Beispiel:

Sie sind eine hoch qualifizierte Fachexpertin und haben sich bei mehreren Unternehmen beworben. Nur ein Unternehmen hat Sie innerhalb weniger Stunden nach Ihrer Bewerbung telefonisch kontaktiert. In diesem persönlichen Gespräch bedankte sich das Unternehmen für Ihr Interesse und versorgte Sie mit ersten, essenziellen Informationen über den weiteren Bewerbungsverlauf. Kurze Zeit später erhielten Sie ein E-Mail mit dem Betreff “Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei uns”. Diese Nachricht enthielt weitere Informationen über das Unternehmen sowie zusätzliche Hinweise zum Bewerbungsprozess – ergänzt um Ihre „DNA“.

Später an diesem Tag tauchen noch Fragen auf. Dabei erinnern Sie sich an den Hinweis im E-Mail, dass für Bewerberanfragen rund um die Uhr ein Chatbot auf der Webseite des Unternehmens verfügbar ist. Dieses Unternehmen wird in Ihrer Wahrnehmung positiv auffallen und Ihr besonderes Interesse als potenzieller Arbeitgeber wecken.

Die HR-Aufgaben, die hier von einem KI-Chatbot und dem RPO-Spezialisten übernommen wurden, erfordern eine außerordentlich hohe Flexibilität, die das HR-Team im normalen Betrieb zeitlich vielleicht nicht bewältigen könnte. Durch die Zusammenarbeit erhält das HR-Team den notwendigen Spielraum, sich verstärkt auf andere HR-Agenden zu konzentrieren.

Der RPO-Spezialist konnte dem HR-Team die zeitaufwendige Aufgabe der Erstkontaktaufnahme abnehmen und dabei den ersten Eindruck stärken. Zudem wurden die telefonischen Anrufe für Standardfragen zur Bewerbung deutlich reduziert, da der Bot diese Anfragen schnell und präzise beantworten konnte. Somit wurde der Arbeitsfluss im Team optimiert und die Produktivität gesteigert.

 

Strategie 2: Daten vorstrukturieren lassen = datengetriebene Entscheidungen treffen

Ihr HR-Team erhält täglich eine Vielzahl von Bewerbungen für verschiedene Stellen. Jede Bewerbung enthält eine Fülle von Informationen, die in unterschiedlichen Formaten vorliegen – Lebensläufe, Anschreiben, Zeugnisse und vieles mehr. Die Daten und Unterlagen müssen sortiert und vorbereitet werden, was viel Zeit und Energie fordern. Wertvolle Zeit, die besser genutzt werden könnte.

Das Outsourcing der Vorstrukturierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Erstens sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. Ihr Team kann sich somit vollkommen auf die Evaluierung der Bewerberinnen und Bewerber konzentrieren.

Zweitens vereinfacht die zentrale Datenerfassung den Vergleich und die Analyse der Bewerberdaten. Ihr Team verfügt nun, dank der Arbeit des RPO-Dienstleisters, über eine einheitliche Datenbasis, die es für datengetriebene Entscheidungen nutzen kann. Informationen können miteinander verknüpft und analysiert werden, um Trends und Muster zu erkennen, die bei der Auswahl der besten Kandidatinnen und Kandidaten von unschätzbarem Wert sind.

Ein Beispiel verdeutlicht die Wirksamkeit dieser Strategie

Angenommen, Sie haben eine Stelle ausgeschrieben und erhalten Hunderte von Bewerbungen (ja auch so etwas gibt es :-). Jede Bewerbung muss sorgfältig bewertet werden, und es gilt, die vielversprechendsten Bewerbungen herauszufiltern. Unterstützt vom RPO-Anbieter, der die Daten professionell und effizient vorstrukturiert, können Sie sicher sein, dass alle Unterlagen geordnet und übersichtlich präsentiert werden.

Daten von externen RPO-Spezialisten vorstrukturieren zu lassen, hilft Ihrer HR-Abteilung oder einzelnen Verantwortlichen enorm und spielt sie für die wesentlichen Aufgaben im Unternehmen frei. Die Person kann nun auf Basis dieser Vorarbeit fundierte und datengetriebene Entscheidungen treffen, um die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen.

 

Strategie 3: Vorselektion und Veredelung abgeben = Zeit sparen und die besten Talente finden

Während die Vorselektion ungeeignete Kandidatinnen und Kandidaten herausfiltert, geht die Veredelung einen Schritt weiter. Hier werden die verbleibenden Bewerberinnen und Bewerber einer vertieften Analyse und Bewertung unterzogen, um ihre Eignung für die Position genau zu prüfen. Bei beiden Prozessen müssen Bewerbungsunterlagen detailliert überprüft werden. Ein enormer Zeitaufwand. Fehlen Unterlagen ist zusätzlicher Zeitverlust und gegebenenfalls ein Verlust von Potentialen aufgrund falscher Ableitungen vorprogrammiert.

Auch ein einzelnes Modul kann viel bewirken

Angenommen, in Ihrem Unternehmen gehen viele Bewerbungen ein, einige davon erfüllen nicht alle erforderlichen Qualifikationen? Diese Bewerbungen manuell darauf zu überprüfen, ob sie die Anforderungen erfüllen, ist zeitintensiv und fehleranfällig. Ihre HR-Abteilung arbeitet bereits unter hohem Druck und hat keine Kapazitäten mehr. In diesem Fall kann bereits das Outsourcing der Vorselektion effizient unterstützen.

 

„Eine RPO-Dienstleistung muss modular sein. Nur so können Unternehmen genau die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, ohne sich auf komplexe Konzepte festlegen zu müssen. Jeder Kunde ist einzigartig, daher muss auch die RPO-Lösung adaptiv sein“, ist Jürgen Kellner (HireMeta) überzeugt.

 

Strategie 4: Keine Fixkosten im Unternehmen aufbauen = das Stammteam mit externer Kraft unterstützen

Unternehmen müssen flexibel und agil sein, um unerwartete Projekte und Herausforderungen zu bewältigen. Mit dem modularen Ansatz von Recruitment Process Outsourcing (RPO) können Sie reaktionsschnell und effizient handeln.

 

“Projekte können sich oft unerwartet ergeben, und es fehlen möglicherweise die internen Kapazitäten, um diese effizient anzugehen. Kann die Einstellung weiterer HR-Mitarbeiter rasch gelöst werden und ist das die Lösung für ein begrenztes Projekttiming? Mit RPO gibt es noch eine zusätzliche Option, die durchaus effektiver ist und Unternehmen umgehend entlastet“, sagt Kellner.

 

Anstatt weiteres HR-Personal fest anzustellen, um kurzfristige Kapazitätsengpässe zu decken, könnten Sie die temporären Arbeitsbelastungen und Projekte mit externer Unterstützung bewältigen. Vor allem in Zeiten von Fachkräftemangel bietet RPO eine rasche Lösung – und dass ohne den Aufbau von Fixkosten.

 

Versetzen Sie sich in folgende Situation:

Ihr Unternehmen gewinnt den Auftrag für ein Großprojekt, das einen zusätzlichen Personalbedarf in Ihrer HR-Abteilung erzeugt. Im Unternehmen gibt es keine Ressourcen dafür. Statt neues Personal fest einzustellen und nach Projektabschluss möglicherweise zu kündigen, können Sie projektbezogene RPO-Spezialisten einbinden. Sie unterstützen Ihr Stammpersonal mit qualifizierten Fachkräften, die exakt auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind und tragen wesentlich zum erfolgreichen Projektabschluss bei. Sie zahlen nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen und vermeiden so unnötige Fixkosten. Zusätzlich sparen Sie Zeit und Ressourcen für die Rekrutierung und Schulung. Dadurch bietet RPO eine effiziente Lösung für Ihre temporären Projekte und Aufgaben.

Ein weiterer Vorteil: Ihr Stammpersonal kann sich auf strategische Aufgaben und Kernkompetenzen konzentrieren, während die externen Fachkräfte die temporären Herausforderungen professionell bewältigen.

Mit dieser Strategie finden Sie eine flexible, effiziente und wirtschaftliche Lösung für temporäre Arbeitslasten und Projekte. Sie entlasten Ihr internes Personal, vermeiden Fixkosten und nutzen die Kompetenz externer Fachkräfte, um die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern.

 

Strategie 5: Outsourcing des Bewerbermanagement-Systems = Effiziente und kontrollierte Lösungen

Bewerbermanagement-Systeme sind Softwarelösungen, die verschiedene Prozessabschnitte in einem Unternehmen digitalisieren und automatisieren. Bewerbungen, Termine, Bewerberinformationen und mehr, ohne ein maßgeschneidertes System zu verwalten, kann schnell zur Sisyphus-Aufgabe werden. An dieser Stelle kommen modulare RPO-Dienstleistungen ins Spiel. Damit erhalten Sie Zugriff auf ein bereits etabliertes Bewerbermanagement-System, das speziell auf Effizienz zugeschnitten ist. Auch der Papierverbrauch im Unternehmen kann durch Digitalisierungsmaßnahmen effizient gesenkt werden.

Sie haben noch kein Bewerbermanagement-System im Unternehmen? Der RPO „bringt eines mit“ – Sie haben in kürzester Zeit Klarheit, umfassenden Einblick und vor allem den Überblick über alle Bewerbungsprozesse. Zudem ist die Anschaffung eines eigenen ATS-Systems (Applicant Tracking System = Bewerbermanagementsystem) oft mit hohen Kosten verbunden, die auf diese Weise eingespart werden können.

 

Auf einen Blick: Die Vorteile von Recruitment Process Outsourcing (RPO) mit modularen HR-Dienstleistungen

Effizienz erhöhen

Durch Outsourcing von HR-Aufgaben mittels modularer HR-Dienstleistungen können Sie diese flexibel an Ihren aktuellen Bedarf anpassen, Ihre Prozesse effizienter gestalten und somit die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.

Kosten senken

Wenn Sie spezifische HR-Aufgaben an einen RPO-Dienstleister übergeben, sparen Sie Kosten – insbesondere bei Routineaufgaben und hohen Rekrutierungsvolumen. Zudem fallen auch keine Kosten für ein zusätzliches ATS-System an.

Flexibilität gewinnen

Modulare HR-Dienstleistungen sind hochflexibel und passen sich schnell an veränderte Bedingungen und Anforderungen an – ein entscheidender Vorteil in einem dynamischen Geschäftsumfeld.

Nachhaltigkeit fördern

Die Digitalisierung von HR-Prozessen reduziert den Papierverbrauch, das macht Ihr Unternehmen nachhaltiger.

Wettbewerbsvorteil sichern

Modulare HR-Dienstleistungen stärken Ihren Wettbewerbsvorteil: Durch die rasche und effiziente Rekrutierung und Bindung qualifizierter Fachkräfte sichern Sie sich einen Vorsprung im „War for Talents“.

 

Unser Fazit

Durch maßgeschneiderte RPO-Services erhalten Unternehmen flexible Unterstützung für ihre HR-Abteilungen, genau dort, wo “Helping Hands” gerade benötigt werden, ohne zusätzliche Belastungen oder unnötige Kosten. Die einzelnen Services können jederzeit flexibel hinzugefügt oder entfernt werden, je nachdem, wie sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern. Dadurch wird die HR-Strategie gestärkt, das HR-Team entlastet und langfristiger Unternehmenserfolg sowie Wettbewerbsfähigkeit gesichert. Die Kombination aus menschlicher Expertise und moderner Technologie eröffnet Unternehmen innovative Perspektiven, die besten Talente zu gewinnen und die Produktivität entscheidend zu steigern.

 

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