Fremdpersonalorganisation nach Maß 3.0

Fokus HR

Challenge: Fremdpersonal im Unternehmen organisieren

Sind unsere HR-Prozesse noch zeitgemäß?

Eine Frage, die Entscheider beschäftigt. Strengere nationale Gesetze und EUVerordnungen rücken Compliance und rechtliche Absicherung im Unternehmen immer mehr in den Mittelpunkt des Lieferantenmanagements. Auch bei unverschuldeten Verstößen drohen drakonische Strafen. Abhilfe schafft eine systematische Analyse der Personalprozesse. Ein Risiko- und Potenzial-Check identifiziert Schwachstellen im HR-Prozess und zeigt Optimierungspotenziale auf. Werden Aufgaben automatisiert, Vorgänge dokumentiert und zusätzlich digitale Lösungen implementiert, schafft das Rechtssicherheit und Transparenz in der Prozesskette.

HireMeta Scan

Mit dem HireMeta Scan analysieren wir die Prozesse der Personalbeschaffung, sowohl intern als auch extern. Wir identifizieren Risiken und Potenziale entlang des HR-Prozesses und entwickeln konkrete Optimierungsmöglichkeiten. Anhand der gewonnenen Erkenntnisse erstellen wir einen Business Case, der auf realen Daten basiert. Dadurch können wir zukünftige Skalierungseffekte in HR-Konzepten abbilden, kundenspezifisch kalkulieren und eine fundierte Entscheidungsgrundlage anbieten.

Wie können wir die Komplexität der
Fremdpersonalorganisation bewältigen?

Die Vielfalt von Beschäftigungsmodellen, lokalen rechtlichen Bestimmungen, technologischen Entwicklungen und globalen Arbeitsmärkten macht es schwierig, den Überblick zu behalten.
Unternehmen sind mit der Problematik konfrontiert, Arbeitsverträge, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu verwalten, lokale Gesetze und Vorschriften einzuhalten, für eine rechtskonforme Entlohnung zu sorgen sowie Zeit- und Anwesenheitsdaten im Blick zu behalten und zu dokumentieren. Oft reichen die eigenen Ressourcen nicht mehr aus, die immer komplexer werdenden Anforderungen in der Organisation von Fremdpersonal zu bewältigen.

HireMeta Consult

Bei der strategischen Lösung komplexer Themen in einer vernetzten Arbeitswelt werden Orchestrierungskonzepte immer bedeutender. HireMeta unterstützt Unternehmen, ihr Fremdpersonal erfolgreich zu organisieren. Unsere Rolle gleicht dabei der eines Dirigenten in einem Orchester: Wir koordinieren und steuern Arbeitsabläufe, Prozesse und Akteure wie Lieferanten, um eine effiziente und gut funktionierende Organisation zu gewährleisten.

Stichwort Lieferantensicherheit: Haben wir die richtigen Partner an unserer Seite?

Es gibt verschiedene Faktoren, die die Sicherheit von Lieferanten beeinflussen können. Erfüllen unsere Lieferanten die notwendigen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf Arbeitsbedingungen, Umwelt- und Sozialstandards?
Verfügen sie über die nötige Erfahrung und entsprechende Zertifizierungen?

Der USP von HireMeta: Lieferanten können mit der von HireMeta entwickelten Methode digitalisiert werden. Diese Innovation macht es möglich, rasche Lieferanten-entscheidungen zu treffen oder in Business Scans auf verifizierte Daten zuzugreifen.

Um sicherzugehen, dass Lieferanten verlässlich arbeiten und sich an Gesetze halten, ist es wichtig, klare Verträge mit ihnen abzuschließen. Diese Verträge müssen alle relevanten rechtlichen Anforderungen enthalten und die Erwartungen an Qualität und Zuverlässigkeit klar definieren. Professional Partners wie beispielsweise Rechtsanwälte mit speziellem HR-Wissen können bei der Vertragserstellung beratend unterstützen.

Regelmäßige Audits stellen sicher, dass alle Vertragsbedingungen und Gesetze eingehalten werden. Bei diesen Audits werden die Geschäftsprozesse des Lieferanten, seine Compliance-Praktiken und seine Qualitätssicherungs-Systeme bewertet.

HireMeta Managed Services

HireMeta Managed Services konzentriert sich auf den gesamten Fremdpersonalprozess in Ihrem Unternehmen. Wir suchen und koordinieren geprüfte Fremdpersonalanbieter und stellen sicher, dass Sie die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt und zu optimalen Konditionen erhalten, um Ihren gesamten Personalbedarf abzudecken. Unser Ziel ist es, ein gut orchestriertes Netzwerk von Fremdpersonalanbietern aufzubauen und zu pflegen, um Ihre Geschäftsziele zu unterstützen.

Vendor Management

Vendor-Management-Systeme (VMS) sind web- oder cloudbasierte Anwendungen, die Unternehmen bei der zentrierten Lieferantenverwaltung unterstützen. Ein VMS kann bei der Fremdpersonalorganisation rechtlich und inhaltlich entscheidend sein. HireMeta bindet für diese fokussierte Dienstleistung externe TechSolutions-Partner ein. Wir empfehlen, ein marktunabhängiges VMS-System zu implementieren und in Österreich mit einem Länderspezialisten einzuführen und zu betreiben.

Wo haben wir rechtliche Gaps?

Die Organisation von Fremdpersonal, vor allem in verschiedenen Einsatzländern, stellt Unternehmen vor einige rechtliche Herausforderungen. Sie müssen sich dabei mit Themen wie Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen, Steuer- und Sozialversicherungspflichten, Arbeitsschutz und Arbeitnehmerrechten auseinandersetzen. Darüber hinaus sind Datenschutzbestimmungen und die Einhaltung von Vertragsbedingungen mit Lieferanten und Kunden zu beachten.

HireMeta Managed Services

Wir unterstützen Unternehmen dabei, alle relevanten rechtlichen Vorschriften einzuhalten, um Haftungsrisiken zu vermeiden. Das Ziel ist, nachhaltige Standardisierungen zu implementieren. Dafür bieten wir geprüfte Compliance-Lösungen im Vendor Management, wie beispielsweise die digitale Signatur für Rechtssicherheit bei Verträgen.

Wie können wir unseren Personalbedarf abdecken?

Spezialisierte Fachkräfte für kurzfristige Projekte, Urlaubsvertretungen oder Personal zur Überbrückung von Auftragsspitzen und saisonalen Schwankungen. In Zeiten von Personalmangel und einem immer härter werdenden Wettbewerb um Talente ist es von entscheidender Bedeutung, die Personalbeschaffung und -verwaltung effektiv zu gestalten. Insbesondere für produzierende Unternehmen kann Personalmangel zu einem hohen Erfolgsrisiko werden, da die Produktion nicht aufrechterhalten werden kann.

HireMeta Recruiting Services

HireMeta Recruiting Services stellt die Unterstützung des internen Recruiting-Prozesses in den Fokus. Wir übernehmen dabei einen Teil Ihres HR-Prozesses, um skalierbare Lösungen mit Performance-Sicherheit zu etablieren. Abhängig von Ihren Bedürfnissen unterstützen wir langfristig, kurzfristig oder zeitlich befristet bei voller Kosten- und Budgetsicherheit.

Wie können wir im Projekt die Budgetsicherheit wiedergewinnen?

Änderungen im Personalbedarf, etwa durch erhöhte Auftragsvolumen oder Personalfluktuation, können ursprüngliche Kostenprognosen für Lieferanten übertreffen und somit Budgetunsicherheiten verursachen.

HireMeta Consulting

Als erfahrener, unabhängiger Partner kann HireMeta dabei unterstützen, Risiken zu identifizieren und Lösungen zu implementieren, die den Personalbedarf bei voller Kostenkontrolle abdecken. Wir entwickeln für Sie skalierbare Beschaffungskonzepte, die Ihre internen Prozesse optimieren und eine verlässliche Budgetplanung innerhalb der Projekte sicherstellen.

Fokus

HR Fremdpersonal im Unternehmen managen

1. Klarheit schaffen: In-house oder Outsourcing?

In einigen Fällen kann es vorteilhaft sein, bestimmte Aufgaben oder Prozesse intern durchzuführen, während in anderen Fällen eine Auslagerung an externe Dienstleister oft kostengünstiger ist. Für die eigene Wettbewerbsfähigkeit ist es jedoch wichtig, eine steigende Komplexität und den Mangel an internen Möglichkeiten rechtzeitig zu erkennen und zunehmend auch den Input von externen Experten in Betracht zu ziehen.

2. Risiken erkennen: Business-Scan-Lösungen

Ein Business-Scan wie der HireMeta Scan bringt schnell Klarheit, in welchen Bereichen Optimierungsbedarf besteht. Beim Business-Scan analysieren erfahrene HR-Consultants Stärken und Schwächen eines Unternehmens und können so in kurzer Zeit eine treffsichere Potenzial- und Risikoeinschätzung vornehmen. Durch den Einsatz von Business-Scan-Lösungen kann das Management Entscheidungen auf eine solide Datenbasis stützen und die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Das individuelle Ziel ist immer, die bestmögliche Lösung zu finden. Jene Lösung, die sowohl wirtschaftlich als auch praktisch gut umsetzbar ist.

3. Potenzial bündeln: Unabhängige Partner ins Boot holen

Kundenzentrierte HR-Lösungen mit Spezialisten gewinnen zunehmend an Bedeutung. Professional Partners, wie Steuerberater, Marketing- und PR-Agenturen, Softwareanbieter und Personaldienstleister bringen ihre langjährige Erfahrung und ein umfangreiches Fachwissen in den verschiedenen HR-Bereichen ins Unternehmen.

Sie verstehen die Herausforderungen in der Organisation von externem Personal, können die komplexen Anforderungen professionell begleiten und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln.

Viele Unternehmen erkennen den Mehrwert, den diese Partnerschaften bieten, und setzen bereits verstärkt auf externe Expertise, um ihre HR-Strategien und -Prozesse zu verbessern.

Mit Outsourcing können Unternehmen schnell auf Änderungen reagieren, indem sie ihre Dienstleistungen aufstocken oder reduzieren, je nach Bedarf. Eine externe Unterstützung kann beispielsweise in der vorbereitenden Prozessanalyse und Beratung liegen, oder aber auch die vollständige Übernahme des gesamten Projekts umfassen.

Welche Kosten kommen bei einer Prozessoptimierung auf mich zu?

Wenn Unternehmen erwägen, externe Expertise für die Organisation von Fremdpersonal zu nutzen, stellt sie sich oft die Frage, welche Kosten damit verbunden sind und ob der daraus resultierende Nutzen diese Kosten rechtfertigt.

HireMeta plant und optimiert Ihre Fremdpersonalorganisation kostenbewusst und ergebnisorientiert. Wir stellen sicher, dass Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen erhält, die genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, Kosten langfristig senken und die Effizienz steigern.