HR neu gedacht: Wie HireMeta Ihr Recruiting unterstützen kann.

Immer mehr Unternehmen lagern HR-Prozesse teilweise oder ganz aus. Was steckt dahinter? Wir haben drei Hauptgründe identifiziert. In diesem Artikel werden wir diese analysieren und dazu passende, modulare Recruiting-Lösungen vorstellen. Ein Einblick in eine moderne Personalverwaltung mit Wachstumsstrategien.

Neben den traditionellen Aufgaben erlebt das Recruiting eine nahezu exponentielle Zunahme an Komplexität. Gab es vor einigen Jahren noch viele relevante Bewerbungen, müssen Recruiter heute oft selbst die Initiative ergreifen und aktiv nach passenden Bewerbern suchen. Eine Entwicklung, die völlig neue Herausforderungen mit sich bringt und nach innovativen und flexiblen Strategien verlangt.

Zusätzlich fordern Themen wie Fachkräftemangel, Arbeit im Homeoffice, das Managen von Remote Workers im Unternehmen, internationale Personalentwicklung, die steigende Wichtigkeit von Employer Branding und rechtliche Aspekte in verschiedenen Ländern mehr und mehr Aufmerksamkeit. Diese zunehmende Aufgabenfülle kann interne HR-Teams schnell an ihre Grenzen bringen.

 

Die Top 3 Outsourcing-Gründe von Unternehmen

Warum setzen Unternehmen auf zusätzliche Expertise in ihren HR-Abteilungen? Die Gründe sind zahlreich, doch es lassen sich drei eindeutige Trends erkennen:

1. Saisonale Spitzen

   Einige Unternehmen sind mit saisonalen Spitzen konfrontiert, Phasen, wo auch der Personalbedarf drastisch ansteigt. Diese Spitzen erfordern oftmals kurzfristige Verträge, die nicht nur eine Herausforderung in der Organisation darstellen, sondern auch rechtliche und logistische Hürden mit sich bringen. Auch unvorhergesehene Projekte sind häufig ein Grund für personelle Engpässe sowohl in den operativen Teams als auch in der HR-Abteilung selbst.

   Mit dem punktuellen Support von HireMeta bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, um Spitzenzeiten in Ihrem Unternehmen flexibel abzufedern. Mit unserer Unterstützung mobilisieren Sie zusätzliche HR-Kapazitäten genau dann, wenn Ihr Bedarf am größten ist, ohne dass dafür ein physischer Arbeitsplatz erforderlich ist. Sie profitieren von voller Flexibilität und vermeiden langfristige Verpflichtungen. Ob Sie temporäre Fachkräfte einstellen oder Ihr Team für ein spezielles Projekt erweitern möchten – wir bieten Ihnen die erforderlichen Ressourcen und das Fachwissen, um Ihren Anforderungen effektiv zu begegnen, alles remote, was Ihnen zusätzlichen Raum und Kosten erspart.

2. Fehlende Ressourcen

   Eine schnelle Reaktionszeit kann entscheidend sein, um die besten Kandidaten zu gewinnen. Viele Unternehmen sind sich dieses Problems bewusst, stoßen jedoch bei der Umsetzung oft auf Schwierigkeiten. Sei es durch begrenzte Ressourcen oder die schiere Menge an Bewerbungen – die passenden Kandidaten dann schnell herauszufiltern und zügig zu kontaktieren, kann durchaus zur Herausforderung werden.

   Die Lösung kann darin bestehen, diesen Prozess an einen spezialisierten Dienstleister auszulagern. Mit einer schnellen und effektiven Kommunikation kann Ihr Unternehmen die Chancen verbessern, qualifizierte Kandidaten zu gewinnen und erfolgreich einzustellen, ohne selbst die nötigen Kapazitäten aufbauen zu müssen. Ebenso effizient ist das Outsourcing anderer HR-Prozesse wie etwa die Vorstrukturierung, um das interne HR-Team für andere wichtige Aufgaben wie zum Beispiel das Employer Branding freizuspielen.

3. Zeitraubende Standardaufgaben

   Standardaufgaben nehmen oft viel Zeit in Anspruch und binden wertvolle Kapazitäten, die Unternehmen für strategische Aufgaben nutzen könnten. Das Problem verschärft sich, wenn diese Aufgaben die Konzentration auf Kerngeschäftsfunktionen behindern, die Effizienz verringern und die Betriebskosten erhöhen.

   Durch das Outsourcen dieser Aufgaben kann Ihr Unternehmen Kapazitäten freisetzen, die Qualität der Arbeit erhalten und sich besser auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Gleichzeitig kann das interne Team wichtige Projekte und Ziele verfolgen, anstatt sich mit zeitraubenden Standardaufgaben zu beschäftigen. Ihr Unternehmen ist agiler und konkurrenzfähiger, ohne selbst die notwendigen Ressourcen für diese Aufgaben aufbauen zu müssen.

 

Warum HR-Prozesse outsourcen?

Für die Vielfalt an neuen Aufgaben und Herausforderungen bietet sich Recruitment Process Outsourcing (RPO) als optimale Lösung an. Ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben, kann Ihr HR-Team zusätzlich von der Expertise und dem spezialisierten Wissen externer Dienstleister profitieren.

Lagern Unternehmen bestimmte Aufgaben aus, gewinnen interne Teams Zeit. Sie können sich auf strategische und innovative Projekte konzentrieren. Zudem erhöht der Zugriff auf spezialisiertes Wissen die Qualität und Effizienz der HR-Prozesse.

Ein klug gewählter Mix aus internen Ressourcen und gezieltem Outsourcing unterstützt Sie dabei, neuen Herausforderungen gut vorbereitet zu begegnen und ein effizientes, zukunftssicheres HR-Management zu etablieren.

 

Das HireMeta Bausteinprinzip: flexibel & anpassbar

Sie können entscheiden, welche Aspekte des Rekrutierungsprozesses Sie mit den modularen Dienstleistungen outsourcen, und welche Sie intern abwickeln möchten. So könnten Sie beispielsweise die Vorselektion der Bewerber an HireMeta delegieren, während das abschließende Interview intern durchgeführt wird.

„Eine Aussage, die uns bei unserer Arbeit mit HR-Verantwortlichen immer wieder begegnet ist ‚Wir brauchen mehr Flexibilität‘. HireMeta hat das verstanden und ein modulares Bausteinprinzip entwickelt. Dieses Konzept macht es möglich, aus verschiedenen Recruiting-Dienstleistungen auszuwählen, die jeweils als eigenständiger Baustein fungieren.“

Manuela Eder, MA

 

Das HireMeta Bausteinprinzip: Jedes Modul kann einzeln outgesourct oder mit anderen kombiniert werden

Entlastung mit Potenzial

Wir haben eine Reihe von Verfahren entwickelt und laufend verfeinert, die sicherstellen, dass Ihr Unternehmen das „Beste“ aus dem Potenzial erarbeitet. Diese Verfahren optimieren Standard-HR-Prozesse wie die Inserierung, die Digitalisierung und Strukturierung von Bewerberdaten, die Vorselektion beziehungsweise Selektion von Bewerbern, das Führen von Interviews, die Veredelung von Bewerberprofilen, den Terminservice, das Absagemanagement und darüber hinaus das Monitoring sowie das Tracken von HR-Kennzahlen (HR-KPIs).

Modul Inserierung: Offene und verdeckte Stellenveröffentlichung über Partner

Die Inserierung ist meist der erste Schritt im Personalbeschaffungsprozess. Abhängig von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen Ihres Unternehmens lassen wir Ihre vakanten Stellen entweder offen oder verdeckt veröffentlichen. Hier können wir auf unsere Netzwerke zurückgreifen und gute Konditionen für sie erwirken.

Modul Digitalisierung: Wir erfassen Bewerber für Sie datenschutzkonform

Wir erfassen alle Bewerberdaten digital. Dafür nutzen wir modernste Technologien und arbeiten nach strengsten Sicherheitsstandards. Essenziell ist dabei die Unterstützung unserer Auftraggeber. Nur wenn die Prozessvorgaben eingehalten werden, können wir eine sichere Datenhandhabung garantieren.

Modul Strukturierung: Bewerbungen den richtigen Stellen zuordnen

Im nächsten Schritt ordnen wir die eingegangenen Bewerbungen den entsprechenden Stellenausschreibungen zu. Wir verwenden innovative Softwarelösungen, um die Bewerbungen effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass jede Anfrage mit den relevantesten Bewerbungen verbunden wird. Dieser strukturierte Ansatz beschleunigt den Auswahlprozess und garantiert, dass keine qualifizierten Kandidaten übersehen werden.

Module Vorselektion & Selektion: Effizientes Vorscreening und Profilbearbeitung nach Ihren Vorgaben

HireMeta führt eine umfangreiche Vorselektion der Bewerber durch. Wir lesen Lebensläufe, Anschreiben und anderen Bewerbungsunterlagen, um die Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen der Bewerber zu bewerten. Unsere erfahrenen HR-Experten berücksichtigen sowohl die speziellen Bedürfnisse der jeweiligen Position als auch die Werte Ihres Unternehmens und führen ihre Beurteilungen nach Ihren Unternehmensrichtlinien durch.

Auf Grundlage der Vorselektion nehmen wir eine gründliche Überarbeitung der Bewerberprofile vor. Wir analysieren jedes Profil im Detail und prüfen, ob es mit den Anforderungen der offenen Stelle übereinstimmt. Diese gründliche Analyse führt zu einer engeren Auswahl der am besten geeigneten Kandidaten und garantiert, dass die potenziellen Mitarbeiter gut in Ihre Unternehmenskultur passen.

Modul Interview: Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidaten

Sobald wir die passenden Kandidaten identifiziert und ausgewählt haben, nehmen wir schnellstmöglich Kontakt auf, um keine Zeit zu verlieren. In diesem entscheidenden ersten Schritt fragen wir gezielt nach Details, die für die jeweilige Position ausschlaggebend sind.
Wir klären eventuelle Ausschlusskriterien ab, überprüfen Dokumente, holen fehlende Unterlagen ein und hinterfragen die Beweggründe der Kandidaten, um ihre Motivation und Eignung für die Stelle eingehend zu bewerten.

 

„Potenzielle Talente gehen durch lange Reaktionszeiten leicht an den Marktbegleiter verloren. Hier entsteht ein enormer Zeitdruck für die HR-Teams. Eine zeitnahe Bearbeitung verringert das Risiko, herausragende Kandidaten an die Konkurrenz zu verlieren.“

Jürgen Kellner, MSc

 

Modul Veredelung: Organisation und Aufbereitung aller relevanten Informationen

Nach der Auswahl und Kontaktaufnahme mit den Bewerbern erfolgt die Veredelung der Bewerberinformationen. Wir sammeln alle relevanten Daten, die während des Bewerbungsprozesses zusammengetragen wurden, und strukturieren sie übersichtlich und datenschutzkonform. Zusätzlich erstellen wir eine persönliche und fachmännische Einschätzung nach dem Erstgespräch und fassen diese in einem individuellen Bewerberprofil zusammen. Dadurch erhalten Sie eine klare Übersicht über den Bewerber und können besser einschätzen, ob er für die offene Stelle geeignet ist.

Modul Terminservice: Koordination relevanter Termine mit Bewerbern

Darüber hinaus stellen wir im Rahmen des Auswahlprozesses einen umfassenden Terminservice zur Verfügung. Dieser Service deckt die Koordination sämtlicher relevanter Termine mit den Bewerbern ab und umfasst dabei Vorstellungsgespräche, Kennenlern- und Schnuppertage sowie die Organisation von Assessment-Center-Tagen, wodurch ein nahtloser und effizienter Ablauf gewährleistet wird.

Modul Absagemanagement: Wir übernehmen auch die schlechten Nachrichten

Als Recruiting Services Dienstleister übernehmen wir auch das Absagemanagement für unsere Kunden, wobei wir besonderen Wert auf Professionalität und Empathie legen. Unser Ziel ist es, den Rekrutierungsprozess unserer Kunden zu optimieren, indem wir eine respektvolle und effiziente Kommunikation mit abgelehnten Bewerbern sicherstellen. Durch unser Engagement im Absagemanagement tragen wir zur Stärkung des Employer Brandings unserer Kunden bei und helfen ihnen, ihre Rekrutierungsstrategien kontinuierlich zu verbessern.

Modul Reports: Kundenspezifische HR-KPIs darstellen & analysieren für gezielte Verbesserungen

Last but not least bieten wir einen weiteren essenziellen Service an: Reports, die die Performance Ihres Personalmanagements transparent darstellen. Wir erfassen und analysieren relevante HR-Kennzahlen (HR-KPIs), darunter detaillierte Auswertungen zu Bewerbungseingängen pro Position, pro Medium, getroffene Einstellungen und mehr.
Diese Daten werden in übersichtlichen Berichten aufbereitet, um Ihnen einen klaren Überblick über die Leistung Ihres HR-Bereichs zu verschaffen. Mit diesen Erkenntnissen haben Sie die Möglichkeit, gezielte Verbesserungen in Ihrem Unternehmen umzusetzen und die Leistung Ihres HR-Bereichs kontinuierlich zu optimieren.

 

Kommunikation im Zentrum

Klare Kommunikation stellt eine unverzichtbare Säule in allen Phasen des Personalmanagements dar. Sie beeinflusst nicht nur die Personalbeschaffung und -entwicklung positiv, sondern sichert auch den reibungslosen Ablauf aller damit verbundenen Prozesse. Effektives Kommunizieren innerhalb des HR-Teams ermöglicht es, Informationen zeitnah und umfassend zu teilen und zu empfangen. Das fördert eine Arbeitsatmosphäre, in der Transparenz herrscht und Handlungsfähigkeit gegeben ist.

Wir wissen, wie wertvoll transparente und zeitnahe Kommunikation ist. Für uns steht Ihr HR-Team im Mittelpunkt. Für einen reibungslosen Ablauf muss jedes Teammitglied bestens informiert sein. Daher erhalten Sie von uns nicht nur sporadische Updates, sondern kontinuierliche und detaillierte Informationen zu den Fortschritten im gesamten Rekrutierungsprozess. Wir sorgen dafür, dass Sie mit laufenden Statusaktualisierungen immer den Überblick behalten, top informiert sind und proaktiv handeln können.
So wird der Recruiting-Prozess perfektioniert!