Warum ein überlastetes HR-Team schlecht für Ihr Unternehmen ist
Die komplexe Aufgabe, geeignete Bewerber zu identifizieren und erfolgreich ins Team zu integrieren, entwickelt sich für HR-Abteilungen immer häufiger zu einer Belastungsprobe. Wie ein Hindernisparcours türmen sich dabei unterschiedliche Probleme auf: vom Verlust erstklassiger Bewerber über steigende Rekrutierungskosten bis hin zu einem angekratzten Arbeitgeber-Image. Zeit, diese Herausforderungen anzugehen.
Das HR-Team spielt eine entscheidende Rolle im Unternehmen. Es ist die erste Anlaufstelle für potenzielle Mitarbeiter und das Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern. Wenn das HR-Team an seine Grenzen gerät, entstehen dem Unternehmen nicht nur Kosten.
Ein ineffizienter Rekrutierungsprozess kann Top-Kandidaten abschrecken und sich negativ auf die Zufriedenheit und Moral der Mitarbeiter auswirken. Im ersten Teil unseres Artikels untersuchen wir die Auswirkungen dieser Belastung auf Ihr Unternehmen und bieten zugleich Lösungsansätze und Strategien zur Entlastung Ihres HR-Teams an.
Abschließend stellen wir ein skalierbares Cost-per-Candidate Modell vor, mit dem Sie die Investitionen in jeden Kandidaten im Einstellungsprozess exakt bestimmen können. Mithilfe der Kennzahl Cost-of-Vacancy berechnen wir an einem konkreten Beispiel den finanziellen Verlust, den ein Unternehmen erleidet, wenn eine Stelle drei Monate lang unbesetzt bleibt.
Konsequenz 1: Verlust von potenziellen Top-Kandidaten
Das Dilemma: Spitzenkandidaten erfolgreich gewinnen und binden
Ein effizienter Rekrutierungsprozess, getragen von einer robusten HR-Abteilung, ist entscheidend für den Fortschritt Ihres Unternehmens. Wenn jedoch erstklassige Kandidaten nicht an Bord geholt oder gehalten werden können, deutet das auf Engpässe oder Ineffizienzen im Einstellungsverfahren hin.
Kernherausforderung: Spitzenkandidaten ins Boot holen
Auf einem umkämpften Arbeitsmarkt müssen Unternehmen agil und entschlossen handeln. Zieht sich der Einstellungsprozess hingegen in die Länge, steigt das Risiko, dass hochkarätige Bewerber abwandern und sich anderen Chancen zuwenden. Das Ergebnis? Unbesetzte Schlüsselpositionen und entgangene Geschäftsmöglichkeiten.
Lösungsvorschläge
Beschleunigen Sie den Bewerberprozess. Der Schlüssel liegt in der Geschwindigkeit. Gestalten Sie Ihren Bewerbungsprozess so attraktiv wie möglich. Das kann durch klare Kommunikation, schnelle Feedback-Zeiten und einen strukturierten Interviewprozess erreicht werden.
- Dabei spielt Technologie eine wichtige Rolle. Moderne HR-Software kann den Prozess automatisieren und sicherstellen, dass kein qualifizierter Bewerber übersehen wird.
- Doch selbst die beste Technologie kann ein überlastetes HR-Team nicht ersetzen. Hier kommen Outsourcing-Lösungen ins Spiel. Ziehen Sie RPO-Spezialisten (Recruitment Process Outsourcing) hinzu, die nicht nur den Druck von der internen HR-Abteilung nehmen können, sondern auch über spezielle Kenntnisse und Netzwerke in der Talentakquise verfügen.
- Bieten Sie attraktive Arbeitsbedingungen wie Home-Office, Remote Work, Weiterbildungsmöglichkeiten oder zusätzliche Benefits, um hochkarätige Talente zu überzeugen und langfristig an das Unternehmen zu binden.
Konsequenz 2: Problematik nicht besetzter Stellen
Das Risiko: Verminderte Effizienz und sinkende Produktivität
Eine oft übersehene Komponente ist die potenzielle Kostenbelastung einer verzögerten Einstellung. Je länger eine Position unbesetzt bleibt, desto größer sind die Auswirkungen auf das Unternehmen. Produktivitätsverluste, unerledigte Aufgaben und Mehrarbeit für das bestehende Team können die Kosten exorbitant in die Höhe treiben.
Das Hauptproblem
Die doppelte Bürde langsamer Einstellungsverfahren: Verlust von Top-Talenten und finanzielle Einbußen durch unerledigte Aufträge.
Folgen der Verzögerungen
- Steigende Rekrutierungskosten
Mit jeder weiteren Woche, in der eine Stelle unbesetzt bleibt, steigen die Kosten – sowohl direkte Ausgaben für die Stellensuche als auch indirekte durch verlorene Produktivität.
- Einbruch der Produktivität
Eine unbesetzte Position bedeutet unerledigte Aufgaben. Diese Last wird oft auf bestehende Mitarbeiter verteilt – durch übermäßigen Workload sinkt meist die Produktivität. Zudem müssen die übrigen Mitarbeiter eventuell Überstunden leisten, um den Engpass auszugleichen, was zu weiteren Kosten führt.
- Langfristige Auswirkungen
Eine dauerhafte Arbeitsüberlastung kann zu einer höheren Fluktuationsrate und mehr Krankheitsausfällen im HR-Team führen, was wiederum die Gesamtleistung des Unternehmens beeinträchtigt.
Lösungsvorschläge
Outsourcing kann auch hier eine gute Lösung für das HR-Team sein. Wird der Einstellungsprozess oder Teile davon an einen externen Partner ausgelagert, können Sie sicherstellen, dass Positionen schnell besetzt werden, wodurch die Kosten gesenkt und die Produktivität wieder erhöht wird.
- Setzen Sie unterstützend Technologien oder Weiterbildungsmaßnahmen für das HR-Team ein und beschleunigen Sie so den Einstellungsprozess.
- Bauen Sie einen Talent-Pool auf. Ein ständig aktualisierter Pool von qualifizierten Kandidaten kann die Zeit zur Besetzung einer Vakanz erheblich verkürzen.
Konsequenz 3: Hohe Kosten durch steigende Fluktuation
Die Lage: Sinkende Mitarbeiterbindung und steigende Fluktuation
Eine starke HR-Abteilung fördert die Mitarbeiterbindung. Wenn jedoch das HR-Team ständig unter Druck steht, Stellen nicht nachbesetzen kann und keine Zeit für die Mitarbeiterentwicklung oder -betreuung hat, steigt die Belastungskurve und Mitarbeiter suchen möglicherweise nach anderen Jobmöglichkeiten.
Hauptproblem: Überlastung und Unzufriedenheit bestehender Mitarbeiter
Die längerfristige Nichtbesetzung offener Positionen verstärkt den Druck auf die aktuellen Mitarbeiter, was zu Unzufriedenheit und erhöhter Fluktuation führen wird.
Auswirkungen von lange unbesetzten Stellen
- Bestehende Mitarbeiter müssen möglicherweise zusätzliche Aufgaben übernehmen, was zu Überstunden und erhöhtem Stress führt.
- Langfristig führt das zu Unzufriedenheit, Motivationsverlust und einem erhöhten Fluktuationsrisiko. Mitarbeiter könnten das Gefühl bekommen, dass sie nicht wertgeschätzt werden und das Unternehmen verlassen.
- Es kann auch zu Konflikten innerhalb des Teams kommen. Wenn einige Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie mehr Arbeit übernehmen müssen als andere, kann das zu Spannungen führen.
Lösungsansätze
Die Lösung liegt nicht nur darin offene Positionen schnell zu besetzen, sondern auch bestehenden Mitarbeiter zu unterstützen. Das kann durch regelmäßiges Feedback, Weiterbildungsmöglichkeiten und gegebenenfalls durch zusätzliche Ressourcen erreicht werden.
- Ein externer Dienstleister kann nicht nur bei der schnellen Stellenbesetzung helfen, sondern auch wertvolle Unterstützung in anderen HR-Aufgaben bieten, insbesondere in Bereichen der Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung (Retention Management).
Konsequenz 4: Negative Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke
Bedrohung: Imageverlust durch HR-Belastung
Das äußere Erscheinungsbild eines Unternehmens spiegelt oft die Effizienz seiner internen Prozesse wider. Ein überfordertes HR-Team kann nicht nur interne Unzufriedenheit verursachen, sondern auch das externe Ansehen beeinträchtigen und zu erheblichen Mehrkosten führen.
Wenn HR-Mitarbeiter während eines Interviews gedanklich bereits bei den nächsten anstehenden Aufgaben sind, könnte das Bewerbern signalisieren, dass dem Unternehmen die Wertschätzung seiner Mitarbeiter fehlt. Das kann talentierte Bewerber abschrecken und zugleich die Kosten von Einstellungsprozessen weiter steigern.
Negative Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke
- In Zeiten, wo Feedback über soziale Medien oder Bewertungsplattformen wie Kununu gemacht wird, kann eine negative Erfahrung eines Kandidaten weitreichende Konsequenzen für die Unternehmensreputation haben.
- Die Reputation eines Unternehmens als Arbeitgeber beeinflusst nicht nur Bewerber, sondern auch Kunden, Partner und Investoren. Ein chaotischer Einstellungsprozess kann das Unternehmensimage langfristig beschädigen. Es ist essenziell, entsprechende Risiken frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Lösungsansätze
Durch einen effizient organisierten Einstellungsprozess, der echte Wertschätzung gegenüber Bewerbern zum Ausdruck bringt, kann das Ansehen eines Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber deutlich gesteigert werden.
- Ein transparenter Umgang mit Bewerbern, klare Kommunikation über den Stand des Bewerbungsverfahrens und schnelles Feedback können den Eindruck von Effizienz und Professionalität stärken.
- Durch das Outsourcing bestimmter Abläufe an externe Partner kann sich das interne HR-Team auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren. Ein auf Recruitment-Process-Outsourcing spezialisierter Dienstleister kann sicherstellen, dass der Einstellungsprozess reibungslos und professionell abläuft, was wiederum das Unternehmensimage stärken wird.
- Unternehmen sollten daher proaktiv sein und sicherstellen, dass ihr Einstellungsprozess nicht nur gewinnbringend, sondern auch kandidatenfreundlich ist.
Unser Fazit zu den Auswirkungen eines überlasteten HR-Teams
Ein überlastetes HR-Team ist nicht nur für die HR-Abteilung selbst problematisch, sondern wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus. Von der Qualität des Rekrutierungsprozesses bis zur Mitarbeiterbindung – die Konsequenzen erstrecken sich über sämtliche Unternehmensbereiche.
Um diesem Szenario entgegenzuwirken, kann das Outsourcing bestimmter HR-Aufgaben eine praktikable Lösung sein. Das interne HR-Team kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, während administrative Aufgaben von spezialisierten Dienstleistern übernommen werden. Das entlastet das Team, verbessert die Qualität der Arbeit und kann die gesamte Unternehmensleistung steigern.
Wir sind überzeugt – und die Praxis gibt uns recht: Eine ausgewogene Kombination aus internen Ressourcen und gezieltem RPO-Outsourcing nimmt den Druck von den Teams spürbar heraus, steigert die Motivation und bringt Ihr Unternehmen zurück auf die Erfolgsspur. Zum Beispiel würde ein mittelständisches Unternehmen nicht extra eine Steuerberatung intern aufbauen, sondern diese Dienstleistung extern beziehen. Ähnlich kann ein großes Unternehmen Bereiche wie IT-Support oder Kundenservice auslagern, um Effizienz und Spezialisierung zu steigern.
Volle Kostenkontrolle & Qualität durch ein Cost-per-Candidate Modell
Für ein Unternehmen ist es von zentraler Bedeutung, sowohl das Budget als auch die Qualität der Neuanstellungen im Griff zu haben. Ein Cost-per-Candidate Modell ist in diesem Kontext ein unschätzbares Werkzeug für Ihre Personalabteilung.
Sie erhalten ein skalierbares Outsourcing-Modell, mit dem Sie genau nachverfolgen können, wie viel jeder Bewerber im Rekrutierungsprozess kostet. Dadurch können die Budgets für den Rekrutierungsprozess exakt geplant, gesteuert und bei jedem einzelnen Schritt optimiert werden. Diese finanzielle Transparenz ermöglicht es, das Budget präzise zu überwachen und sicherzustellen, dass jeder investierte Euro maximalen Wert bietet.
Darüber hinaus garantiert das Modell, dass trotz der Kosteneffizienz nicht an der Qualität der Einstellungen gespart wird. Die Quality of Hire ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Mit einem kontrollierten Rekrutierungsbudget und einer klaren Vorstellung von den damit verbundenen Kosten, können Sie besser planen und gleichzeitig die Qualität Ihrer Einstellungen hoch halten.
Die Vorteile eines Cost-per-Candidate Modells auf einen Blick
- Transparenz und Kontrolle: Durch das feste Kostenmodell wissen Sie genau, welche Ausgaben Sie für jeden Bewerber haben werden. Das macht eine präzise Budgetierung möglich und verhindert unerwartete Kostensteigerungen.
- Effizienzsteigerung: Ihr externer Dienstleister hat naturgemäß selbst großes Interesse daran, die Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten und nur qualifizierte Kandidaten in den Prozess einzubringen, was wiederum die Quality-of-Hire steigert und den Auswahlprozess beschleunigt.
- Skalierbarkeit: Das Modell eignet sich besonders gut für Unternehmen, die je nach Bedarf ihre Rekrutierungsaktivitäten hoch- oder herunterskalieren möchten. Bei steigendem Bedarf können mehr Mittel in das Modell investiert werden, ohne dass eine interne Einstellung notwendig ist.
- Konzentration auf Kernkompetenzen: Indem sich das Unternehmen nicht mehr intensiv mit dem operativen Rekrutierungsprozess befassen muss, kann es seine Ressourcen verstärkt auf seine Kernkompetenzen lenken.
Ein Cost-per-Candidate Modell erfüllt also nicht nur eine finanzielle Kontrollfunktion, es ist ein Barometer für die Effizienz Ihrer Personalbeschaffung. Mit diesem Ansatz ist Ihr Unternehmen in der Lage, bei Beibehaltung der Strategie und Lenkung der Aktivitäten, die Time-to-Fill zu optimieren und die Gesamtkosten zu reduzieren.
Cost-of-Vacancy: Indikator für unbesetzte Positionen und ihre Kosten
Die HR-Kennzahl Cost-of-Vacancy ist ein entscheidendes Instrument um die finanziellen Auswirkungen, die durch langfristig unbesetzte Stellen in einem Unternehmen entstehen können, zu messen. Für die Berechnung werden drei Kennzahlen eingesetzt:1
- Das Jahresbruttogehalt der zu besetzenden Stelle
- Die Bewertung finanzieller Folgen unbesetzter Stellen mittels einer Dreipunkteskala
- Faktor 1 – Necessary but less important: Diese Positionen sind in der Hierarchie niedriger angesiedelt und verursachen geringere Kosten, wenn sie vakant sind.
- Faktor 2 – Important: Die finanziellen Auswirkungen bei Nichtbesetzung sind spürbar, vor allem, wenn es sich um Schlüsselpositionen handelt.
- Faktor 3 – Essential: Ihre Vakanz führt zu signifikanten finanziellen Belastungen.
Die Wichtigkeit einer Position hängt immer vom jeweiligen Unternehmen ab. In einem kleinen Produktionsbetrieb etwa kann der Ausfall eines Mitarbeiters in der Produktion gravierendere Konsequenzen haben als die Abwesenheit einer Führungskraft, da hier jeder Mitarbeiter direkt am Produktionsprozess beteiligt ist.
- Die Time-to-hire oder Time-to-fill
Wir haben uns bei unserem Beispiel bewusst für die Time-to-Fill entschieden, da sie den gesamten Zeitraum von der unbesetzten Stelle bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters abdeckt. Das ist deshalb entscheidend, da die Kosten einer Einstellung erst nach der Besetzung der Stelle zu sinken beginnen.
Die Time-to-Hire, die nur den Zeitraum bis zur Vertragsunterschrift misst, würde uns nicht das vollständige Bild liefern. Es ist wichtig, die tatsächliche Zeit zu berücksichtigen, die benötigt wird, bis ein neuer Mitarbeiter produktiv im Unternehmen tätig ist. Auf diese Weise schaffen Sie die Grundlage für eine fundierte Kostenanalyse und die Möglichkeit, Effizienzsteigerungsmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen.
Die Cost-of-Vacancy ergibt sich aus:
Jahresgehalt / ø Arbeitstage pro Jahr x Faktor* x ø Time-to-fill
Lassen Sie uns anhand eines konkreten Beispiels genauer analysieren, welcher finanzielle Schaden Ihrem Unternehmen durch eine unbesetzte Stelle über einen Zeitraum von drei Monaten entstehen kann:
Stellen Sie sich vor, eine Position mit einem Jahresgehalt von 50.000 Euro bleibt drei Monate unbesetzt. Bei durchschnittlich 210 Arbeitstagen, multipliziert mit dem Faktor 2 als Beispiel und einer durchschnittlichen Time-to-fill von 90 Tagen.
Das Ergebnis: Ihr Unternehmen hat in nur 90 Tagen einen Verlust von 42.857, – Euro erlitten.
Jeder Tag, an dem eine Position nicht besetzt ist, kostet das Ihrem Unternehmen Geld – sei es durch entgangene Verkäufe, reduzierte Produktivität oder erhöhte Belastung des bestehenden Personals.