Was Einstellungsprozesse wirklich kosten – die unsichtbaren Belastungen Ihres HR-Budgets

Kennen Sie die wahren Kosten der Neueinstellungen in Ihrem Unternehmen? Hinter dem Rekrutierungsprozess stecken mehr verborgene Ausgaben, als man zunächst denkt. Dank spezifischer Key Performance Indicators (KPIs) können Sie diese aufspüren und optimieren. Erfahren Sie, wie unsere 10-Punkte-Checkliste Ihre Cost-per-Hire reduziert, Ihr Budget entlastet und gleichzeitig Ihren Return on Investment (ROI) verbessert.

 

Cost-per-Hire – was ist das genau?

Cost-per-Hire (CpH) ist eine Recruiting-Kennzahl und bezeichnet die durchschnittlichen Kosten, die einem Unternehmen entstehen, um eine neue Stelle zu besetzen.

Das schließt alle im Rekrutierungsprozess anfallenden Ausgaben ein, von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung über den Auswahlprozess bis hin zur Einstellung des neuen Mitarbeiters. Der genaue Wert der CpH kann je nach Unternehmen, Branche und Rekrutierungsmethode variieren.

Zu den Kosten, die in die Berechnung einfließen, gehören unter anderem:

  • Kosten für Stellenanzeigen
  • Gebühren von Personalvermittlungsagenturen
  • Kosten für Assessment-Center oder Tests
  • Gehälter und Aufwände des internen Rekrutierungsteams
  • Reisekosten für Interviews
  • Regelmäßige Zahlungen für Rekrutierungstechnologien und -software
  • Sonstige mit dem Einstellungsprozess verbundene Ausgaben

 

Wie wird die Cost-per-Hire berechnet?

Berechnet wird die Cost-per-Hire aus der Summe der internen und externen Kosten der Personalbeschaffung. Diese werden durch die Anzahl der Einstellungen in einem festgelegten Zeitraum dividiert.

 CpH = (Gesamtkosten der Rekrutierung) / (Anzahl der Einstellungen)

 

Warum ist die Cost-per-Hire so wichtig für Ihr Unternehmen?

Die Kosten pro Einstellung sind aus mehreren Gründen für ein Unternehmen von großer Bedeutung:

  • Budgetkontrolle: Indem Sie die Cost-per-Hire Ihres Recruiting-Prozesses kontinuierlich überwachen, können Sie Ihr Einstellungsbudget gezielter steuern und unerwartete Ausgaben proaktiv verhindern. Wenn Sie zum Beispiel konkret wissen, dass eine Einstellung im Durchschnitt 5.000 Euro kostet und Sie für das nächste Quartal planen fünf neue Mitarbeiter mit ähnlichem Qualifikationsrahmen einzustellen, können Sie Ihr Budget treffsicherer festlegen.
  • Effizienz der Rekrutierung: Durch die Analyse der Cost-per-Hire kann ein Unternehmen ineffiziente Rekrutierungsprozesse identifizieren und optimieren.
  • Renditebewertung: Wenn Sie in neue Rekrutierungstechnologien oder -strategien investieren, können Sie durch den Vergleich der Cost-per-Hire vor und nach der Investition die Rendite besser beurteilen.
  • Interne versus externe Besetzung: Die Cost per Hire (CpH) ist bei der Wahl zwischen interner oder externer Besetzung von Positionen ein entscheidender Faktor. Interne Beförderungen haben in der Regel niedrigere bis keine Rekrutierungskosten, jedoch kann externe Rekrutierung frisches Know-how bringen. Ein wichtiger Punkt für eine sorgfältige CpH-Analyse vor jeder Stellenbesetzung.
  • Forecasts: Die Kenntnis der durchschnittlichen Einstellungskosten hilft bei der Planung zukünftiger Stellenbesetzungen und Budgetierungen.

Ein effektives Management der Cost-per-Hire sorgt also nicht nur für finanzielle Effizienz, es trägt auch dazu bei, die Qualität und Effektivität des Rekrutierungsprozesses zu optimieren.

Wenn Sie wissen, was Ihre Neuanstellungen tatsächlich kosten, können Sie gezielter in Talentakquise investieren, unerwartete Ausgaben vermeiden und eine effizientere Personalstrategie entwickeln. Mit einem gut durchdachten Rekrutierungsprozess sparen Sie Geld und gewinnen zusätzlich die besten Talente für Ihr Unternehmen.

 

Welche unsichtbaren Kosten beeinflussen die CpH?

Neben den direkten Kosten gibt es oft Aufwände, die die Cost-per-Hire unbemerkt erhöhen. Hier sind die drei größten versteckten Kostentreiber:

  1. Zeitaufwand der Mitarbeiter: Jede Stunde, die ein HR-Mitarbeiter oder ein Manager für Interviews, Bewerbungssichtungen oder die Vorselektion aufwendet, hat seinen Preis – auch wenn dieser nicht direkt als Rekrutierungskostenposten verzeichnet wird. Der Zeitaufwand kann sich besonders dann summieren, wenn der Auswahlprozess ineffizient ist oder sich über einen längeren Zeitraum erstreckt.
  2. Markenimage und abgelehnte Bewerber: Eine negative Bewerbererfahrung kann weitreichende Folgen haben. Unzufriedene Kandidaten teilen ihre Erfahrungen möglicherweise in sozialen Netzwerken oder auf Bewertungsplattformen. Das schreckt nicht nur zukünftige Bewerber ab, es beeinträchtigt auch das allgemeine Markenimage des Unternehmens.
  3. Die Auswirkungen von lange unbesetzten Stellen: Jeder Tag, an dem eine Position unbesetzt bleibt, kann erheblichen Schaden für das Unternehmen bedeuten. Das äußert sich nicht nur in verlorenem Umsatz, sondern auch in reduzierter Produktivität und überlasteten Teams. Dies wiederum kann zu einer hohen Fluktuation und Imageschäden führen. Wenn offene Positionen nicht zeitnah besetzt werden können, entstehen zusätzliche indirekte Kosten, die die Cost-per-Hire weiter erhöhen.

 

Um diese und andere versteckte Kosten zu minimieren, empfehlen wir, den Rekrutierungsprozess zu analysieren, regelmäßig zu überprüfen und laufend zu optimieren. Mit diesem proaktiven Ansatz werden Sie nicht nur Geld sparen, sondern auch sicherstellen, dass Sie die besten Talente effizient und effektiv anwerben.

 

#HireMeta Recruiting Services
Wir unterstützen Sie beim Aufspüren versteckter Kosten: Sobald die Analyse abgeschlossen ist, setzen wir Optimierungsmaßnahmen in Gang. Dabei richten wir unseren Fokus auf eine deutliche Steigerung von Effizienz und Effektivität. Parallel dazu entwickeln wir ein flexibles Kosten-Nutzen-Modell, welches sich Ihren betrieblichen Bedürfnissen problemlos anpasst.

 

 

Cost-per-Hire, Time-to-Hire, Quality-of-Hire: Optimierungspotenziale identifizieren

 

Um die Treffsicherheit der Cost-per-Hire (CpH) zu verfeinern, raten wir, diese im Kontext weiterer Recruiting-KPIs zu betrachten. Durch das gezielte Zusammenspiel verschiedener HR-Kennzahlen können Sie den Erfolg Ihrer Rekrutierungsmaßnahmen umfassender analysieren als durch die isolierte Betrachtung jeder einzelnen Metrik.

Unternehmen, die die Cost-per-Hire systematisch betrachten und sie im Verhältnis zu anderen Kennzahlen analysieren, steigern die Effektivität ihrer Personalstrategien und sparen zugleich bei den Einstellungskosten.

 

Cost-per-Hire & Time-to-Hire

Die Kombination von Cost-per-Hire und Time-to-Hire, die den Zeitraum misst, bis eine offene Stelle besetzt wird, liefert etwa einen präziseren Überblick über die Effizienz des Rekrutierungsprozesses.

Eine verlängerte Time-to-Hire kann mehrere Gründe haben: ein ineffizienter Bewerbungsprozess, unklare Jobbeschreibungen oder ein Mangel an qualifizierten Bewerbern im Markt.

 

Cost-per-Hire & Quality-of-Hire

Auch die Qualität einer Einstellung, die Quality-of-Hire, stellt einen entscheidenden Faktor dar, wenn es ums Optimieren geht. Sie misst die Effektivität von Neuanstellungen und variiert je nach Unternehmen in ihrer Definition.

Häufig betrachtete Metriken sind die Verweildauer des Mitarbeiters im Unternehmen (Turnover Rate), die Dauer des Onboardings bis zur vollen Produktivität (Time to Productivity), die kulturelle Übereinstimmung (Cultural Fit) und die Job Performance. Zur Bewertung dieser Faktoren wird oft eine Skala etwa von 1 bis 10 angewendet. Der Durchschnitt dieser Bewertungen ergibt dann einen Gesamtwert für die Quality of Hire.

Ein hoher Wert in der Quality-of-Hire bestätigt, dass der neu eingestellte Mitarbeiter eine hohe Produktivität aufweist, gut zur Unternehmenskultur passt und wahrscheinlich länger im Unternehmen bleiben wird. Ein Anzeichen dafür, dass die Einstellungsentscheidung genau richtig war.

Im Gegensatz dazu deutet eine niedrige Quality-of-Hire darauf hin, dass der Mitarbeiter möglicherweise nicht optimal zur Position oder zur Unternehmenskultur passt, oder dass seine Produktivität unter den Erwartungen liegt. Es könnte ein Anzeichen dafür sein, dass der Rekrutierungsprozess oder die Kriterien für die Stellenbesetzung überdacht werden sollten.

Insgesamt sollten Sie stets das Gleichgewicht zwischen Cost-per-Hire und

Quality-of-Hire im Auge behalten. Ein niedriger CpH-Wert ist wünschenswert, solange die Qualität der Einstellungen nicht darunter leidet. Umgekehrt kann es sich lohnen, in den Rekrutierungsprozess zu investieren, wenn diese Maßnahme zu hochqualitativen Einstellungen führt.

 

Cost-per-Hire (CpH) & Return on Investment (ROI):

Einstellungsentscheidungen messen

 

Wenn mit den Cost-per-Hire die Ausgaben für einen Kandidaten berechnet werden, sollten diese auch seinem Mehrwert für das Unternehmen gegenüber gestellt werden. Kombinieren Sie nun die CpH mit dem ROI, der Aufschluss darüber gibt, wann sich eine Investition bezahlt gemacht hat, erhalten Sie ein vollständigeres Bild:

  • Niedrige CpH & hoher ROI: Dies wäre das ideale Szenario, bei dem das Unternehmen effizient rekrutiert und die Einstellungen einen hohen Mehrwert bieten.
  • Hohe CpH & hoher ROI: Eine erhöhte Cost-per-Hire kombiniert mit einem hohen ROI, deutet darauf hin, dass, obwohl mehr Kosten für die Anwerbung eines Mitarbeiters anfallen, dieser Mitarbeiter dem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bringt. In manchen Fachbereichen oder bei spezialisierten Positionen können höhere Anwerbungskosten durch die langfristigen Beiträge des Mitarbeiters gerechtfertigt sein.
  • Niedrige CpH & niedriger ROI: Auch wenn wenig pro Einstellung ausgegeben wird, bringen die Einstellungen nicht den gewünschten Wert. Hier sollte der Rekrutierungsprozess überdacht werden.
  • Hohe CpH & niedriger ROI: Das ist ein Warnsignal. Es wird viel in den Rekrutierungsprozess investiert, aber die Ergebnisse, also in diesem Fall die Einstellungen, erfüllen nicht die Erwartungen. Es besteht dringender Handlungsbedarf. Der Rekrutierungsprozess muss überprüft und strategisch optimiert werden, um die Effizienz der Personalbeschaffung zu steigern und die angestrebten Ziele zu erreichen.

 

10-Punkte-Checkliste, um Ihre Cost-per-Hire zu reduzieren

Um das Recruiting zu optimieren und die Cost-per-Hire zu senken, ist es entscheidend, die relevanten Einflussgrößen zu kennen.
Wenden Sie diese zehn Maßnahmen konsequent im Unternehmen an, senken Sie nicht nur Ihre Einstellungskosten, sondern steigern auch die Effektivität Ihrer Rekrutierungsstrategien. Ein solch durchdachter Ansatz in der Personalgewinnung verschafft Ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

  1. Stellenausschreibungen optimieren: Klar formulierte und zielgerichtete Stellenausschreibungen ziehen nicht nur passende Kandidaten an, sondern reduzieren auch den Sichtungs- und Auswahlprozess erheblich. Es ist jedoch entscheidend, dass die eigene Reflexion im Vorfeld stimmt. Das bedeutet, ehrlich zu evaluieren, was Ihr Unternehmen wirklich zu bieten hat und welche realistischen Erwartungen und Möglichkeiten es gibt. Nur wenn die Stellenausschreibungen die tatsächlichen Gegebenheiten widerspiegeln, können sie Talente authentisch ansprechen und halten. Darüber hinaus können neue Formate wie gut inszenierte Recruiting-Videos eine wirksame Methode sein, um potenzielle Mitarbeiter anzusprechen. Wenn Sie größere Mengen an Stellenanzeigen planen und diese an Ihren aktuellen Bedarf anpassen, können Sie nicht nur Ressourcen sparen, sondern auch von günstigeren Konditionen profitieren.
  2. Empfehlungsprogramme nutzen: Über das interne Mitarbeiter-Netzwerk können hochqualifizierte Kandidaten zu einem Bruchteil der üblichen Rekrutierungskosten gewonnen werden. Machen Sie eine Challenge daraus!
  3. 3. Digitalisierung des Rekrutierungsprozesses: Tools wie Bewerber-Trackingsysteme oder Algorithmen zur Lebenslaufanalyse können den Rekrutierungsprozess beschleunigen und effizienter gestalten. Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) kann unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben ein Booster für Ihr Recruiting sein.
  4. Interne Beförderungen und Weiterbildungen: Investitionen in die Weiterbildung der aktuellen Mitarbeiter und ihre Beförderung auf offene Stellen können erheblich zur Einsparung externer Rekrutierungskosten beitragen. Positionen mit weniger komplexen Anforderungen sind oft leichter und schneller zu besetzen und daher kostengünstiger extern nachzubesetzen.
  5. Employer Branding stärken: Ein attraktives Unternehmen zieht Bewerber an, wodurch weniger in aktive Rekrutierungsmaßnahmen investiert werden muss.
  6. Kooperationen mit Hochschulen: Direkter Kontakt zu Absolventen ermöglicht das frühzeitige Identifizieren von Talenten und kann Rekrutierungskosten senken.
  7. Datengetriebene Entscheidungsfindung: Durch regelmäßige Analyse des Rekrutierungsprozesses können ineffiziente Maßnahmen identifiziert und eliminiert werden. Bleiben Sie offen für Selbstkritik, aber feiern Sie auch klare Erfolge im Team.
  8. Digitale Plattformen: Nutzen Sie Online-Jobbörsen und soziale Medien, um die Sichtbarkeit Ihrer Stellenanzeigen zu erhöhen und den Bewerbungsprozess zu beschleunigen.
  9. Sorgfältige Kandidatenprüfung: Eine gründliche Prüfung kann Fehlentscheidungen verhindern und die mit erneuten Einstellungen verbundenen hohen Kosten reduzieren. Mithilfe von anonymisierten Testverfahren und KI-gestützten Fragestellungen können kostengünstig objektive Bewertungen vorgenommen werden.
  10. Outsourcing von Rekrutierungsaufgaben: Tatsächlich kann die Zusammenarbeit mit spezialisierten RPO-Dienstleistern oft günstiger sein als ein interner Prozess. Eine Kosten-Nutzen-Analyse bringt Klarheit.

 

 Unser Fazit

Die Kosten der Neueinstellungen in einem Unternehmen sind weit mehr als nur die direkten Ausgaben, die man sieht. Es sind sowohl offensichtliche als auch unsichtbare Faktoren im Spiel, die letztendlich die Gesamtkosten beeinflussen.

Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass ein gut durchdachter Rekrutierungsprozess nicht nur Kosten spart, sondern auch das Markenimage eines Unternehmens stärkt und zu einer besseren Qualität der Einstellungen führt.

Holen Sie sich bei Bedarf spezialisierte externe Unterstützung ins Haus, können Sie Spitzen abfedern, auf zusätzliche Expertise durch erprobte Verfahren zurückgreifen und die Kosten über den gesamten Recruiting-Prozess signifikant senken.

Kurzum, Unternehmen, die in der Lage sind, ihre Rekrutierungskosten zu minimieren und gleichzeitig die Qualität ihrer Neueinstellungen zu maximieren, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil und werden auch langfristig erfolgreich sein.

 

Die drei am häufigsten gestellten Fragen zur Cost-per-Hire (CpH)

 

  1. Gibt es Branchenunterschiede bei den CpH?

Ja, je nach Branche und Jobprofil können die CpH variieren. In Branchen mit hohem Fachkräftemangel können die Kosten höher sein, während Branchen mit geringen Einstiegsqualifikationen oft niedrigere CpH-Werte aufweisen.

  1. Kann der Unternehmensstandort Auswirkungen auf die CpH haben?

Ja, die CpH kann von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden, einschließlich der geografischen Region, in der die Neueinstellung stattfindet, In Regionen mit einem Mangel an Fachkräften können die Rekrutierungskosten höher ausfallen, was sich auf die CpH auswirkt. Es ist wichtig zu betonen, dass die Bewertung der CpH immer auf einer fallabhängigen Basis erfolgen sollte, da sie von verschiedenen individuellen Gegebenheiten abhängt.

  1. Inwiefern beeinflussen Digitalisierung und Automatisierung die CpH?

Digitalisierung und Automatisierung können den Rekrutierungsprozess effizienter machen, indem sie Routineaufgaben automatisieren. Recruiter können sich auf qualifiziertere Kandidaten konzentrieren, was die CpH reduziert und die Qualität der Einstellungen verbessert.

Trotz aller technologischen Fortschritte sollte aber auch nie aus den Augen verloren werden, dass Unternehmen letztendlich von Menschen entwickelt, betreut und belebt werden. Vergessen Sie daher nicht den wertschätzenden persönlichen Kontakt, denn Mitarbeiterbindung wird in Zukunft einen noch höheren Stellenwert einnehmen.